電話対応マニュアル

電話の対応は社会人にとって、とても重要な事ですね。日々の仕事の中で失敗しない電話の受け方を紹介していきます。

まず、電話対応は新入社員のおもな役目になってきます。仕事になれないうちはあまり、積極的に電話に出たくはないかもしれませんが、ここは経験が物をいいますので逃げずに電話に出るようにしましょう。電話が鳴ってから1コール目に出て、大きな声を出してしまうと相手もビックリしてしまうかもしれません。電話に出るときは3コール以内を目安に出るようにしましょう。あまりにも長い時間が経ってから電話に出るときにはお待たせしましたの一言を添えてもいいかもしれません。まず、電話に出たらこちらの社名を名乗るようにしましょう。次にかけてきた相手が名乗るのを聞いてから｢お世話です。｣と挨拶していきましょう。

これは、初めての相手にも同様にします。重要なお客様からの電話が時折あるでしょうからかかってきた相手の名前をメモする事も忘れてはいけません。用件を聞いた後、取次ぎをしますが｢お待ち下さい｣と相手に断ってから電話の取次ぎをするとスムーズでしょう。常に相手がいる事を考えながら電話対応する事がビジネスをスムーズにするコツなのです。

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