電話対応の仕方

電話の対応をスムーズにするために電話の機能も熟知していなければなりません。電話取次ぎの場合はしばしば、保留と転送機能を使います。この機能を十分に使いこなせないと電話をかけてきた相手に失礼になってしまいます。

あとあと、困らないために何度も練習しておくとよいかもしれません。保留機能はたいがいの場合ボタン1つで出来ますので、取次ぎをする前に必ず押すようにしましょう。次に転送するのですが相手の指定の部署や担当者に間違いなく取り次げるようにしましょう。電話の相手とはつながった状態ですから間違ってボタン操作してしまうと電話が切れてしまいます。こうなったら相手に不快な思いをさせてしまう事になります。なので、ボタン操作は確実に間違わないように押すようにしてください。そして、取り次ぐときには相手が名乗った会社名と名前をしっかり伝えるようにします。

このときに先ほどのメモ書きが役に立つのです。とかく名前は聞き取りにくい場合などもあり、聞き間違う事もありますので復唱して相手に確認を取るとよいかもしれません。電話対応1つで相手の印象もだいぶ変わってきますので、しっかりと対応をしていきましょう。

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